Мы продолжаем говорить о личной эффективности, и сегодня обратим внимание на такой инструмент тайм-менеджмента как – “Матрица Эйзенхауэра”. Расскажем как она появилась, кто такой Дуайт Д. Эйзенхауэр, и как пользоваться его изобретением.

34-й Президент США, генерал армии Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой человек его уровня был максимально загружен делами. Ему катастрофически не хватало время. Изо дня в день задачи все накапливались, а качество их выполнения снижалось. Он решил это изменить. Для себя Эйзенхауэр понял, что все задачи можно оценить по двум параметрам – “по важности” и “по срочности”. Это и вошло в основу идеи и создания матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – как использовать?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основой их служат две оси. Вертикальная ось – выражает важность задачи, горизонтальная ось – срочность задачи. В эти квадранты распределяются и записываются задачи. В результате чего становится понятно какими задачи стоит заняться прямо сейчас, какие можно отложить, а какие вообще не стоят внимания.

Матрица в разрезе

Для определения важности дела необходимо задать себе три вопроса. И ответить на них: ДА/НЕТ.

• Выполнение задачи необходимо для достижения моей ключевой цели? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Невыполнение задачи влечет за собой тяжелые последствия? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Потеряет ли актуальность задача, если ее не выполнить сейчас? (ДА – срочно; НЕТ – несрочно)

Квадрант №1

В идеале старайтесь чтобы этот квадрант оставался пустым. Сюда должны попадать только самые неотложные дела. Такие как поход к врачу, работа над срочным проектом и тп. Если ваши задачи часто попадают в квадрант №1, значит в вашем распорядке дел существенные проблемы. Вписывайте сюда только те дела, которые оказывают сильное влияние на вас и не терпят отложений.

Квадрант №2

Здесь находятся наиболее важные и перспективные дела. Во второй квадрант должны попадать задачи, которые непосредственно связаны с вашей основной деятельностью. Эти задачи не являются срочными, но они имеют большое влияние на вашу жизнь. Такие задачи как: учеба, разработка личного проекта, текущие дела связанные с основной деятельность, занятия спортом. Однако помните, если запустить выполнение этих задач, они могут перетечь в квадрант №1 и стать срочными. Старайтесь уделять максимум внимания задачам из второго квадранта.

Квадрант №3

В третий квадрант попадают дела, которые носят срочный характер, но совершенно не имеют смысла для вас. По сути это отвлекающие задачи. К таким могут относится: телефонные звонки, навязанные встречи, внезапные домашние хлопоты и тд. По возможности старайтесь делегировать эти задачи. Если это не удается, просто не выполняйте их. Помните, что задачи квадранта №3 не приближают вас к выполнению основных целей и задач. При планирование очень важно не перепутать задачи третьего квадранта с квадрантом №1.

Квадрант №4

Именно сюда попадают всё, что “пожирает” время. Выполнение этих дел, не приносит никакой пользы. Сюда можно отнести: бессмысленные переписки и телефонные разговоры, просмотр телевизора и социальных сетей, игры и все элементы прокрастинации. Старайтесь отказываться от этих задач. Если же это невозможно, то приступайте к ним только после выполнения всех задач из квадрантов №2 и №3.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Сделайте таблицу с тремя столбцами: дело, важность, срочность. Начинайте заполнять ее повседневными задачами. Где дело- это сама задача. Количество строк произвольно, зависит от количества ваших дел. Затем расставьте приоритет, в форме оценок важности и срочности. Где 0 наименьшая оценка, 10 наибольшая оценка важности и срочности дела.

После этого распределите задачи по матрице. Важные/срочные задачи с оценками: 10-6, неважные/несрочные: 5-1. Таким образом получится следующая матрица:

Таким образом можно распределять задачи по степени важности и срочности. Матрица Эйзенхауэра является одним из основным инструментом в тайм-менеджменте. Использование матрицы позволит сделать ваш рабочий процесс более продуктивным. Так же рекомендуем ознакомиться с методиками планирования времени. Такими как “Метод помидора” и “Принцип Парето”